Escribiendo mensajes de Correo Electrónico

Tienes un E mail. Cuando el E mail era algo vivo

 

Este es el inicio (quizá también el final) del Manual práctico de corrección en la escritura de mensajes de correo electrónico, cosa obsoleta, ya lo sé, pero que vas a seguir siendo utilizada en el mundo empresarial hasta que se invente algo que deje constancia, que se almacene y que pueda ser usado contra el que lo escribe o lo recibe.

 

Antes, para las cosas importantes había sellos de salida, cartas certificadas y acuses de recibo que hacían que las cosas que importaban perdurasen y hubiese prueba de ellas. Ahora las cosas más nimias se convierten en cuestión judicial, y ya la palabra que volaba ya no tiene validez, sólo la probada.

1. Mensaje de correo: palabra cosificada

El Correo electrónico se ha convertido en una forma de desencuentro. Es un medio de archivo de la comunicación, y es usado, como una prueba de que tal día yo "te dije", "te lo advertí", etc. y no hiciste caso... Ahora para comunicar hay otros medios...

Esto de cosificar significa atemporalizar las palabras y convertirlas en piedra. Las palabras vuelan, porque deben volar, deben seguir su curso y sólo deberían pararse, fijarse, las que por su valía dicen más que lo que dicen, que su significado al uso. Las palabras que fundan la realidad y la hacen mejor son las que debemos preservar, no cualquiera. Pero cuando palabras vanas pretenden quedarse lo hacen cosificadas y son usadas como armas en los ambientes crispados.

Por lo tanto el primer consejo es sencillo: ¡cuidado con lo que escribe! Piense, antes de escribir, que su mensaje puede ser público, que cualquier cosa que escriba puede ser usada en su contra. Que el mensaje no va de usted a la otra persona, sino que puede recorrer varios ordenadores, el de la policía, el de varias personas a las que se rrenvía, el de los robots de búsqueda de información comercial de Google, etc.. Cuando reciba un mensaje piense que, a la vez que usted, pueden haberlo recibido otros, etc.

No se preocupe por escribir y traducir a varios idiomas las advertencias del abogado:

De conformidad con lo establecido en la Ley Orgánica 15/99, de 13 de diciembre, de Protección de Datos Personales, te informamos que los datos que hemos tratado para realizar este envío están incluidos en una base de datos de No Nos Fiamos S.L. que tu nos proporcionaste. Tus datos personales nunca serán facilitados a ninguna otra empresa. Te recordamos que a través de todoschorizos.com, recibirás ofertas e información de otros sectores comerciales. Tienes derecho a conocer, rectificar, cancelar u oponerte al tratamiento de tus datos personales, solicitándolo a la dirección, etc.

Porque haga lo que haga la confidencialidad no existe.

 

2. Las copias

 

    CC

 

Tenga mucho cuidado en el uso de la copia a varios. Es una falta de educación imperdonable, escribir un mensaje con copia a otro sin dirigirse a uno de los destinatarios.

Si tiene que enviar una información a dos personas, escriba dos mensajes, o reeenvíelo a la segunda persona con un texto: "te reenvío el mensaje que he enviado a x". O, si es información que va a dos al menos hable a los dos personalmente: "Estimados Juan y Pepe". Pero no se puede hablar delante sin hacerle tomar parte.

Mucho más grave es cuando el contenido del mensaje es hiriente o descalificador. Mucho más grave es cuando los destinatarios no están en la misma línea jerárquica. En todos los casos es mejor perder unos segundos en tratar a los demás como se merecen antes que perder la honorabilidad.

Consejo gratis: trate a los demás como deben ser tratados, es decir, con respeto. Respeto viene del latín re spico, remirar... mire mire al otro y escríbale personalmente.

 

    CCO

 

Esto se inventó para evitar que los miembros de una lista de distribución fuesen conscientes de las direcciones y de la cuantía de los otros miembros de la lista y así evitar correo no deseado. Si a usted le han encargado informar a un grupo debe hacerlo con copia oculta, para evitar mostrar la dirección a los demás.

Pero NUNCA lo use para enviar un mensaje a pocos con la intención de ocultar que uno de los destinatarios ve pero nadie sabe que ve. . Volvemos al punto anterior. Las personas tienen dignidad y eso implica que deben ser tratadas con respeto. Tratar con respeto a alguien significa tenerlo en cuenta. Y por lo tanto dirigirte a él personalmente y no ocultarle información clave.

 

 

3. Los ecoconsejos

Creo que es una falta de respeto al medio humano andar dando consejos sobre la preservación del medio ambiente. Hay que acabar los mensajes del tipo:

Por favor, piensa en el medio ambiente. No imprimas este correo si no es estrictamente necesario. Cuida a tu Patria: recicla y ahorra energía.

No imprimas este correo electrónico si no es imprescindible, piensa en la Madre Naturaleza

Antes de imprimir este mensaje, asegúrese de que es necesario. El medio ambiente está en nuestra mano.

Pues los destinatarios no los necesitan ni nadie se los ha pedido. Yo hago lo que quiero con los mensajes, los imprimo si me da la gana, si no los dejo. No creo que a nadie se le ocurra imprimir o no imprimir y tampoco que eso vaya a generar menos CO2, etc. 

4. Firme

 

Al terminar de escribir un mensaje de correo debe firmar con un nombre y apellidos, que para eso los tienen. Si es un mensaje personal no importa tanto, pero en ámbitos laborales sí. Usted no es un departamento, escribe en nombre del departamento. No es un equipo, es un persona que escribe  en nombre de un equipo. No es "La dirección", es el director.

Los que no firman con su nombre muestran o cobardía o una falta de respeto importante por los destinatarios a los que les dice de forma anónima una serie de instrucciones y rompe deliberadamente toda comunicación, porque a la Dirección, al Departamento de Atención al Cliente, nadie le chista.

Es grande la humillación de las grandes compañías con sus clientes cuando después de escribir una reclamación le responde un mensaje que firma "Departamento de Atención al Cliente": ¿Qué es eso de "Departamento de Atención al Cliente"? ¿Un Departamento sabe leer? ¿Escribir? Si el "Departamento de Atención al Cliente" dice estupideces... ¿son todos y cada unos estúpidos?

 

Sé que se abusa del lenguaje. Y está muy mal. Cuando oigo en un Centro Comercial eso de "Seguridad acuda a Información" me imagino un mundo de conceptos en colaboración: la seguridad y la información caminando juntas en mensajes cifrados, etc. Y no, se refiere a que un vigilante vaya a un puesto de Información.... ¡Pue díagalo!